Jak dobrać kopiarkę do liczby pracowników?

 

 

Kopiarkę należy dobrać do liczby pracowników przede wszystkim na podstawie miesięcznego obciążenia (liczby stron) oraz intensywności użytkowania urządzenia.

Dlaczego liczba pracowników ma znaczenie?

Liczba użytkowników bezpośrednio przekłada się na ilość wydruków i częstotliwość korzystania z kopiarki. Im więcej osób korzysta z urządzenia, tym większa powinna być jego wydajność, szybkość oraz odporność na ciągłą pracę.

Kluczowym parametrem nie jest więc sama liczba pracowników, ale realne obciążenie – czyli ile stron miesięcznie drukuje firma

Dobór kopiarki według liczby pracowników

Małe biuro (1–5 osób)

W niewielkich zespołach wystarczą kompaktowe urządzenia wielofunkcyjne A4.
Zazwyczaj generują one niewielki ruch dokumentów – do około 2–5 tys. stron miesięcznie.

Takie kopiarki są:

  • tanie w zakupie lub wynajmie,
  • proste w obsłudze,
  • wystarczające do codziennych dokumentów.

Średnie biuro (6–30 osób)

W tym przypadku potrzebna jest już bardziej wydajna kopiarka, która poradzi sobie z intensywną pracą wielu użytkowników jednocześnie.

Typowe parametry:

  • wydajność: ok. 5–20 tys. stron miesięcznie
  • prędkość: min. 30 stron/min
  • pełna obsługa sieci i skanowania

Urządzenia zbyt słabe w tej grupie szybko się zużywają i powodują przestoje

Większe biuro (30+ osób)

Przy dużej liczbie pracowników konieczne są już kopiarki klasy A3 o wysokiej wydajności lub nawet kilka urządzeń w firmie.

Typowe wymagania:

  • powyżej 20–30 tys. stron miesięcznie
  • wysoka szybkość (40–60 stron/min)
  • zaawansowane zarządzanie użytkownikami i bezpieczeństwo

W praktyce często lepiej sprawdzają się 2–3 urządzenia, niż jedno przeciążone

Szybka tabela dopasowania

Liczba pracowników Zalecana wydajność Typ urządzenia
1–5 do 5 tys. stron A4, kompaktowa
6–30 5–20 tys. stron A4/A3, biurowa
30+ 20 tys.+ A3, wydajna / kilka urządzeń

Najczęstszy błąd przy wyborze

Wiele firm wybiera kopiarkę „na teraz”, zamiast uwzględnić rozwój. To prowadzi do sytuacji, w której urządzenie po kilku miesiącach jest przeciążone.

Warto pamiętać, że zalecane obciążenie to zwykle tylko część maksymalnej wydajności urządzenia – dla długiej żywotności nie powinno się go wykorzystywać w 100%

Jak zrobić to dobrze w praktyce?

Najlepsze podejście to połączenie dwóch czynników:

  • liczba pracowników
  • realna liczba wydruków

Na e-serwis.pl pomagamy dobrać kopiarkę dokładnie pod firmę – często okazuje się, że zamiast jednej drogiej maszyny lepszym rozwiązaniem są dwie mniejsze, co zwiększa komfort pracy i eliminuje przestoje.